آیا تا به حال در حضور رئیس‌تان، به دنبال ایمیل گمشده‌ای بوده‌اید که او همان لحظه به آن نیاز داشته است؟ آیا تا به حال یک مشتری را دقایق زیادی، پای گوشی نگه داشته‌اید تا یک گزارش وضعیت به او بدهید؟

اگر وضعیت‌های مشابه را تجربه کرده‌اید، هر قدر هم که در زندگی کاری‌تان منظم و کارآمد باشید، باز هم این کوتاهی‌ها از سوی شما برای مشتری یا رئیس‌تان اصلا خوشایند نیست. حالا اگر کمک کردن به مردم، حرفه‌ی شما باشد و نتوانید اطلاعات مورد نیاز آنها را به موقع پیدا کنید و در اختیارشان قرار دهید، می‌دانید چقدر از وقت آنها را هدر می‌دهید؟

اینها تنها دلایل اندکی برای اثبات اهمیت مدیریت مؤثر فایل‌ها هستند. در این مقاله با چگونگی مدیریت مؤثر فایل‌ها آشنا می‌شوید.

مشکل مدیریت ضعیف فایل‌ها

در یک روز عادی کاری، احتمالا با فایل‌‌های زیادی سروکار دارید. از همه طرف داده‌هایی را دریافت می‌کنید که باید بعضی از آنها را برای استفاده در یک فرصت مناسب، ذخیره کنید.

اغلب اوقات، شما وقت خود و دیگران را هدر می‌دهید تا داده‌ای را که درست در همان نزدیکی، داخل کامپیوتر، تبلت یا گوشی هوشمندتان است، پیدا کنید. این جست‌وجو استرس ایجاد می‌کند و باعث می‌شود غیرحرفه‌ای به نظر برسید.

اگر از یک سرور یا درایو مشترک استفاده می‌کنید، سازماندهی فایل‌های الکترونیکی ضروری است. اگر به یک شیوه‌ی منطقی، فایل‌ها را نامگذاری و ذخیره نکنید، دیگران را گیج می‌کنید و وقت همه، از جمله خودتان را هدر می‌دهید.

استفاده از ساختار راهنمای سلسه‌مراتبی

بگذارید با ساختار راهنمای سلسله‌مراتبی برای مدیریت مؤثر و کارآمد ‌فایل‌های الکترونیکی شروع کنیم. با این رویکرد، به‌جای اینکه مثلا فایل‌های اکسل، متن گزارش‌ها و ارائه‌های همه‌ی پروژه‌ها را در یک پوشه قرار بدهید، تمام اسناد و فایل‌های مربوط به هر پروژه و موضوع را در پوشه‌ی خاص خودش قرار می‌دهید. با این روش، اگر به داده‌ای از یک پروژه احتیاج داشته باشید؛ سریع‌تر می‌توانید آن را پیدا کنید، چون داده‌های مربوط به هر پروژه را به‌صورت جداگانه در یک پوشه قرار داده‌اید.

برای مثال، اگر روی پروژه‌ی مهمی کار می‌کنید، نام پروژه را باید روی پوشه‌ی اصلی بنویسید (بگذارید پوشه‌ی اصلی را پوشه‌ی X بنامیم). به این پوشه مانند یک کشو از کشوهای قفسه‌ی فایل‌ها نگاه کنید که داخل آن، تمام اطلاعات مربوط به آن پروژه را قرار می‌دهید.

لایه‌ی بعدی پوشه‌ها می‌تواند حاوی پوشه‌های موضوعات باشد. عنوان اصلی این پوشه‌‌ها می‌تواند مواردی نظیر این باشد: گزارش‌های وضعیت، هزینه‌ها، صورت‌حساب‌ها، ارتباطات و پیشرفت. این پوشه‌های گسترده، مانند بخش‌های اصلی درون کشوی فایل‌ها‌ی X هستند.

درون پوشه‌های موضوعات، پوشه‌های خاص‌تر و عملکردی وجود دارد. با این روش، می‌توانید اطلاعات را تک‌تک، طبقه‌بندی کنید. برای مثال، درون فایل «گزارش‌ها»، می‌توانید فایل‌‌های عملکردی برای «گزارش مدیر»، «گزارش گروه» و «گزارش مشتری» ایجاد کنید.

آخرین لایه از پوشه‌ها، پوشه‌های فعالیت خودتان است. این پوشه‌ها می‌تواند مرتبط با یک فعالیت خاص در حوزه‌ی پوشه‌های عملکردی باشد. برای مثال، برای پوشه‌ی «گزارش رئیس»، می‌توانید پوشه‌های فرعی زیر را درست کنید: گزارش هفته‌ی ۱، گزارش هفته‌ی ۲ و غیره. می‌توانید این پوشه‌ها را بر اساس تاریخ روز، موضوع، فوریت یا هر چیز دیگری که به نظر خودتان منطقی است، طبقه‌بندی و مرتب کنید.

توجه داشته باشید که بسته به نقش یا ماهیت کارتان، ممکن است به پوشه‌های بیشتر یا کمتری نیاز پیدا کنید.

نکته ۱

اگر محتویات یک پوشه کمتر از، مثلا پنج سند و مدرک است، ایجاد پوشه ضروری نیست. با ایجاد نکردن چنین پوشه‌ی کم حجمی، جلوی اتلاف وقت خود را به واسطه‌ی کلیک‌کردن روی این پوشه‌های فرعی، بگیرید.

نکته ۲

ساختار فایلی که استفاده خواهید کرد، به نوع کاری که انجام می‌دهید؛ بستگی دارد. برای مثال، اگر در کار فروش هستید، ممکن است برای هر مشتری، یک پوشه بسازید، یا اگر در کار توسعه محصول هستید، ممکن است برای هر محصول، پوشه‌ی مجزایی بسازید. چند دقیقه را به فکر کردن درباره‌ی رویکردی که مناسب شما و کارتان است، اختصاص بدهید.

نکته ۳

اگر نیاز دارید دسترسی سریع و قابل‌اعتمادی به اسناد و مدارک داشته باشید؛ پس سعی کنید وابسته بودن به جست‌وجو را به حداقل برسانید. گاهی‌اوقات جست‌وجو به یافتن سریع اطلاعات کمک می‌کند، اما بعضی مواقع هم این‌طور نیست. اگر چاره‌ای جز کمک گرفتن از ابزار جست‌وجو ندارید؛ پس نام فایل‌ها را هوشمندانه انتخاب کنید. طوری که به‌راحتی قابل‌تشخیص باشند و هنگام ذخیره‌ی آنها از کلمات کلیدی استفاده کنید که به شما کمک کنند سریع‌تر اسناد را پیدا کنید.

اگر هم‌اکنون از این سیستم‌ها استفاده نمی‌کنید، حتما شماره‌ی نسخه را در نام فایل درج کنید و در آغاز سند، جدول کنترل نسخه را قرار دهید. این جدول، شماره‌ی نسخه، تاریخ نسخه، فردی که تغییرات را اعمال کرده است و ماهیت تغییرات انجام شده را نشان می‌دهد.

کاربرد مدیریت فایل‌های الکترونیکی در زندگی

همین حالا نیم ساعت را به تنظیم ساختار اولیه‌ی سیستم بایگانی‌تان، اختصاص بدهید و از یک سیستم پشتیبانی مؤثر استفاده کنید. اگرچه این کار در ابتدا خسته‌کننده به نظر می‌رسد، اما سرمایه گذاری شما طی ماه‌ها و سال‌های پیش‌ رو، قطعا فایده خواهد داشت.

از ابتدای کار نگران تنظیم یک سیستم پشتیبانی‌ با جزئیات کامل نباشید. همین که بر ساختار اولیه تمرکز کنید کافی است. اگر به این نظم و آگاهی تعهد داشته باشید، از این ساختار به نحو مؤثری برای پشتیبانی فایل‌هایتان به‌صورت مستمر استفاده خواهید کرد.

منبع: چطور